Unsere Priorität bei der zentralen kaufmännischen Verwaltung von Immobilien liegt auf der Wirtschaftlichkeit, dem Werterhalt sowie der Wertsteigerung.

Eine freundliche, kompetente und verbindliche Betreuung Ihrer Mieter sowie kurze Reaktionszeiten bei eventuellen Problemen, sorgen für zufriedene Mieter und eine geringe Fluktuations- und Leerstandsrate.

Wir halten Sie als Eigentümer stets gut informiert. Wir handeln im Rahmen des Vereinbarten selbständig und bei wichtigen Entscheidungen nach individuellen Absprachen mit Ihnen.

Wir unterstützen Sie bei der Realisierung Ihrer strategischen und operativen Ziele durch die systematische Umsetzung und Anwendung der folgenden Managementprozesse:

Objektbezogene Buchhaltung
Kostenmanagement
Vertragsmanagement
Liegenschaftsmanagement
Reporting
Controlling

Als Hilfsmittel zur Realisierung einer nachhaltig qualitative Verwaltung bedienen wir uns der Software DOMUS 4000. Damit sind unsere geschulten Verwaltungsspezialisten in der Lage komplexe Sachverhalte transparent und effizient für Sie abzuwickeln.

Profil des kaufmännischen Leistungsspektrums

Kaufmännisches Profil des Leistungsspektrums der Helenos Immobilienverwaltung GmbH im Detail: (Inhaltliche Anlehnung an GEFMA 100 und DIN 32736):

Gebäudebezogene Objektbuchhaltung

Soll- und Habenkonten (Sachkontenpflege)
Gewinn- und Verlustrechnung, Monatsabschlüsse, Saldenabstimmung
Abrechnung von Eigentümerkosten
Nebenkostenabrechnung, Ermittlung von Nebenkostenvorauszahlungen
Rechnungsprüfung, Rechnungskontierung, Zahlungsverkehr, Eröffnen-Führen-Schließen von Konten und Kassen, Abstimmung von Rechnungsabgrenzungsposten
Pflege OPOS-Listen, Mahnwesen, Auflösung von Mietforderungen sowie Einzelwertberichtigung

Kostenmanagement

Bestandserfassung
Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger
Teil- /Vollkostenrechnung
Prozesskostenrechnung und -optimierung
Wirtschaftsplan, Jahreswirtschaftsplan
Analyse Soll-Ist
Budgetverwaltung
Analyse der Kosteneinsparungspotentiale
Externes Benchmarking

Vertragsmanagement (Vertragsmatrix)

Vertragsgestaltung (Vorbereitung, Empfehlung Konditionen, Bonitätsprüfung, Abschluss, Festsetzung der Sicherheiten, flexible Anpassung an Sonderwünsche, Beendigung)
Anpassung und Änderung von Mietverträgen Mietanpassungen (Mieterhöhungen mittels Modernisierung, Vergleichsmiete,…)
Bearbeitung von Mietsicherheiten
Vertragsanalyse und Vertragsoptimierung
Dokumentation und Archivierung
Mietvertragsmanagement
Management von Verträgen mit Dritten (Versorger, Dienstleister, Behörden, Versicherungen)

Liegenschaftsmanagement

Datenerfassung und Datenerhebung der Vertragspartner wie Mieter, Behörden, Dienstleister, Versorger, sonstigen Dritten sowie von Objektdaten (Erfassung der einzelnen Einheiten des Gesamtobjektes) sowie der Plausibilisierung der Daten
Kontinuierliche Aktualisierung der Daten
Mietflächendokumentation
Schriftverkehr mit Mietern und Dritten
Mieterbetreuung (Übergabe, Übernahme, Kommunikation)
Begehung und Inspektion
Versicherungen
Betreuung von Mängelanzeigen
Planverwaltung
Betreuung Instandhaltungsmaßnahmen
Beratung und Abwicklung von Grundbuchangelegenheiten
Beratung bei der Finanzierung (Vorbereitung, Vermittlung, Abwicklung)
Betreuung bei baurechtlichen Angelegenheiten

Reporting / Berichtswesen / Statistiken

Betriebswirtschaftliche Auswertungen
Summen- /Saldenlisten
Budgetstatus Objekt
Bericht über die aktuellen Objektkennzahlen
Bericht über die aktuellen Portfoliokennzahlen
Bericht Jahresbericht, Jahresabschluss
Bericht über Objektaktivitäten

Controlling

Überwachung von Dienstleistungen (Angebote, Aufträge, Umsetzung, Abnahme, Gewährleistung)
Mietermanagement
Mängelanzeigen
Betriebswirtschaftliche Prüfung (Benchmarking von Betriebskosten)

Kaufmännisches Kurzprofil des Leistungsspektrums

Buchhaltung /Rechnungswesen

Bei der Übernahme eines Verwaltungsobjektes übernehmen wir die Einrichtung eines Hausverwalterkontos als Treuhandkonto, die Anmeldung bei den Versorgungsträgern und anderen Vertragspartnern. Wir übernehmen den gesamten Zahlungsverkehr für die Bewirtschaftung des Objektes mittels elektronischer Kontoführung.

Durch den täglichen Abruf der Kontoinformationen können wir die Mieteingänge überwachen und das Mahnverfahren bei Fehlbeträgen sofort eröffnen.

Moderne und belastbare IT-Systeme

Die Betriebskosten- sowie Hausabrechnungen werden in unserem Unternehmen mit dem Programm “Domus 4000” erstellt.

Unsere Kaufmännischen Immobilienmanager – Ihr Partner im Asset Management

Eigentümer und Asset Manager benötigen Informationen und Werkzeuge, um Entscheidungen zu treffen und Strategien zu entwickeln, die Renditen zu optimieren oder Cashflows sicherzustellen. Unsere kaufmännische Verwaltung stellt dafür die gesamte Bandbreite an Management-Services zur Verfügung.

Reporting und Business Transparenz

Multilinguale Reports sind eine Selbstverständlichkeit. Dabei werden auch individuelle Reporting-Anforderungen berücksichtigt.

Der Eigentümer erhält regelmäßig den Mietüberschuss ausgezahlt. Über die Einnahmen und Ausgaben wird monatlich bzw. quartalsweise eine Abrechnung für den Eigentümer erstellt. Weiterhin wird eine Jahresabrechnung (bei Gewerbe- oder Mischobjekten mit Umsatzsteuerbericht) für die steuerliche Verwendung erstellt.

Wir erstellen detaillierte Jahresbudgets und Langzeitbudgets als Grundlage eines effektiven Immobilienbetriebs. Dabei wird die Umlagefähigkeit von Kosten berücksichtigt. Im laufenden Betrieb erfolgt ein fortwährendes Monitoring der verabschiedeten Budgets.

Mieterbetreuung

Die Mieterbetreuung genießt für uns einen hohen Stellenwert. Wir bieten allen Mietern eine persönliche, telefonische Erreichbarkeit unserer Mitarbeiter an 365 Tagen im Jahr von 8 bis 20 Uhr an. Für die Nachtstunden sind Notfalldienste sichergestellt.

Selbstverständlich stehen wir Mietern auch persönlich zu den üblichen Bürozeiten zur Verfügung. Unsere technischen Immobilienmanager und Vermietungsspezialisten stehen vor Ort persönlich zur Verfügung, auch außerhalb der üblichen Bürozeiten.

Wir übernehmen die laufende Betreuung der Mieter. Selbstverständlich führen wir den gesamten Schriftverkehr mit den Mietern.

Bei Auszug eines Mieters wird nach eingehender Prüfung des Wohnungsabnahmeprotokolls sowie des Mietkontos über die Abrechnung bzw. Auszahlung der hinterlegten Kaution entschieden. Dabei werden eventuelle Schadenersatzansprüche beachtet. Die Kautionsabrechnung einschließlich der Zinsberechnung, soweit diese nicht von der Bank erfolgt, wird von der Hausverwaltung erstellt.

Selbstverständlich informieren wir die Mieter über unsere Zuständigkeit und Erreichbarkeit während und außerhalb der Bürozeiten.